La veille réglementaire et la mise en conformité
« En cohérence avec son engagement de conformité, l’organisme doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour une (des) procédure(s) pour évaluer périodiquement sa conformité aux exigences légales applicables et aux normes internationales de comportement. L’organisme doit conserver des enregistrements des résultats de ces évaluations périodiques » [RSE 26001, 4.5.2. Evaluation de la conformité]
Ce que dit le référentiel RSE26001
Par Xavier ROBAUX, consultant Expert RSE26001.
Ce qui est écrit dans le référentiel est finalement assez clair : « Nul ne doit ignorer la loi » – et les engagements qu’il a pris -. Une organisation responsable doit donc être en mesure de s’assurer qu’elle a bien accès à la loin et à ses évolutions, sur les principaux impacts de RSE qu’elle gère, qu’elle vérifie son applicabilité, et qu’elle décide quoi faire après analyse.
Dans les faits, cette veille réglementaire a de nombreuses sources et est souvent déjà en place. Par exemple :
Les lois sociales sont souvent surveillées par les DRH, qui sont abonnées à des journaux leur permettant de se tenir au courant
Les lois environnementales sont souvent surveillées par les responsables environnement, qui bénéficient souvent d’informations d’origines diverses pour se tenir au courant
Les lois fiscales et comptables sont toujours vérifiées, (pour les organismes un peu importants) par des commissaires aux comptes ou par des experts-comptables, dont c’est le métier. Il est donc possible de sous-traiter la veille réglementaire.
Enfin, dans le domaine d’activité de l’organisme, les lois et règles qui s’appliquent aux consommateurs et aux clients sont souvent très bien connues en interne, notamment grâce aux syndicats professionnels.
L’apport de RSE26001 est de vérifier que l’ensemble de la veille réglementaire est couvert par un ou des responsables. Une simple cartographie sujet/responsable suffit souvent. C’est donc là aussi finalement assez simple de satisfaire aux exigences du référentiel pour une société qui n’a d’activité que dans un pays.
Le rôle de l’expert est d’aider, si nécessaire, à cette cartographie.
A ce jour, pour les sites certifiés, aucune non-conformité n’est remontée de ce chapitre.
Bien sûr, si la société a une part importante de sa sphère d’influence à l’étranger (filiales, fournisseurs), il faudra rentrer un peu plus dans le détail et vérifier comment on traite ce cas : veille réglementaire issue des obligations des lois SAPIN 2, ou contrôle plus léger des conditions d’exercice de l’organisme à l’étranger… Ce choix sera fait en fonction des enjeux et des risques.
L’exemple concret de Mulliez-Flory, entreprise certifiée RSE26001
_ Bonjour Madame Betoux. Vous êtes la responsable Qualité et Développement Durable de Mulliez-Flory. Comment faites-vous votre veille réglementaire concrètement ?
_ Les responsabilités concernant la veille réglementaire sont définies en interne. Chaque responsable de secteur est en charge de suivre les exigences légales applicables à son domaine d’actions et son secteur spécifique. La prise de connaissances des textes réglementaire est démontrée par exemple par la signature du responsable sur l’outil permettant d’assurer la veille réglementaire. Nous disposons de différents outils de veille en fonction du domaine d’actions : gouvernance, droits de l’homme, conditions de travail, environnement ….
_ Une fois la veille réglementaire effectuée, comment vous mettez vous en conformité concrètement ?
_ Les textes applicables à l’activité de l’entreprise sont répertoriés dans un enregistrement. Une analyse est effectuée par chaque responsable pour vérifier la conformité ou non de l’entreprise à chaque nouvelle exigence réglementaire. Chaque responsable de mise en conformité gère la mise en place des actions nécessaires pour la mise en conformité réglementaire. Un point sur les exigences réglementaires applicables et leur mise en conformité est réalisé lors des réunions QSE et lors de la revue de direction (environ tous les mois).
_ Quel a été l’aide/ l’apport de RSE26001 dans ces mises en œuvre ?
La certification RSE 26001 nous a permis de mieux formaliser cette veille et ainsi de planifier et suivre la mise en conformité réglementaire avec plus de rigueur.
Des solutions existent
De nombreuses entreprises proposent des solutions d’accompagnement pour aider d’autre entreprises dans leur veille réglementaire et ensuite leur mise en conformité. Il en existe différentes en fonction des secteurs d’activités.
Ces entreprises ont souvent les mêmes méthodes : une veille d’expert en fonction du secteur grâce à différents outils tels que des flux RSS, des sources fiables qu’ils croisent afin d’avoir la bonne information. Le contact avec le client permet aussi dans de nombreux cas de découvrir de nouvelle réglementation et donc de monter en compétences. Une fois toutes les informations réunie, l’expert.e vulgarise la situation et la réglementation pour son client en offrant des pistes d’évolution.
La plupart des entreprises d’accompagnement propose des offres qui sont complètement sur mesure et qui du coup dépendent des besoins spécifiques de chaque client. N’hésitez pas à faire appel à leur expertise.